이글은 ‘일을 실패하지 않는 방법’에 대한 시리즈입니다. 성공적인 일 처리를 위해 과욕을 버리고, 작은 단위로 일을 나누어 효율적으로 관리하는 중요성을 강조합니다. 작업 분할의 기준 설정, 역순 계획법, 작업 범위와 시간의 결정 등 구체적인 방법을 제시하며, 이를 통해 작은 성공을 쌓아 일의 만족감을 높이고 실패를 방지하는 방법을 소개합니다.
이 문서는 “일을 실패하지 않기 위해서는 어떻게 해야 할까?“라는 주제에 기반하여 재구성된 내용입니다. 또한, ‘일을 실패하지 않는 방법’ 시리지로 계속해서 연재될 예정입니다.
일을 성공적으로 마무리하려면 단지 열심히 작업하는 것만으로는 부족합니다. 잘못된 방향으로 과도하게 노력한다면, 그것은 단지 시간을 낭비하는 것일 뿐입니다. 따라서, 일의 성공 여부를 결정하는 것은 효율적인 일의 진행 방식이며, 그 첫걸음은 과욕을 버리고 자신의 역량을 이해하는 것입니다.
우리가 모두가 겪는 문제 중 하나는 너무 많은 일을 동시에 처리하려고 합니다. 그 결과 일을 처리하는 것이 아니라 일에 묻혀 살게 됩니다. 그리고 가장 중요한 일에 집중하지 못하고, 별 의미 없는 일에 시간을 낭비하게 됩니다.
중요한 것은 일을 가능한 한 작은 단위로 나누는 것입니다. 일이 쌓이지 않도록 하는 방법입니다. 그리고 작은 일들을 하나씩 처리함으로써, 일의 부담을 줄이고, 효율을 높여주기도 합니다.
우리의 두뇌는 한 번에 처리할 수 있는 정보의 양에 한계가 있습니다. 그래서 복잡한 문제나 대규모 프로젝트를 다룰 때 종종 당황하거나 스트레스를 받게 됩니다. 이때 해결 방안은 일을 작은 단위로 나누어서 순차적으로 풀어가는 방법입니다.
이러한 방법으로 대규모 프로젝트를 하더라도 세부적으로 관리하기에 한 번에 하나씩 처리할 수 있게 됩니다. 작게 쪼개진 작업들은 전체를 이해하고 완료하는 데 있어 그리 어렵지 않습니다. 즉, ‘일을 작은 단위로 나눈다’는 접근법은 우리가 일을 실패하지 않도록 하는 효과적인 방법입니다.
어떤 작업이든, 그것을 작은 단위로 분해하면 그것은 더 이해하기 쉽기에 처리하기도 쉽습니다. 또한, 작은 작업들을 완료하면서 경험하는 성취감은 우리의 동기를 높여주고, 실패하지 않게 도와줍니다.
실패하지 않기 위해 일을 작은 단위로 만드는 방법 찾기
그렇다면 어떻게 일을 작은 단위로 나눌 수 있을까요?
첫째, 일의 양을 무조건 절반으로 나눌 필요는 없습니다.
일을 효율적으로 처리하기 위해 작업을 나누는 것이 중요합니다. 이때, 꼭 절반으로 나누지 않아도 됩니다. 핵심은 작업을 둘로 나누는 적절한 기준을 찾는 것입니다. 이 기준은 처리 시간, 필요 인력, 비용 등 다양한 요소를 고려하여 설정할 수 있습니다. 이렇게 일을 분할함으로써 더욱 효율적인 작업 처리가 가능해집니다.
둘째, 일을 끝점에서 다시 생각합니다.
일을 처리하는 또 다른 방법은 일의 끝에서 시작하여 역순으로 계획하는 것입니다. 이 방식은 어떤 일이 완성되기까지 어떤 단계를 거쳐야 하는지를 명확히 이해하고 계획하는 데 도움이 됩니다. 끝나야 할 일의 최종 목표를 세우고, 거기서 거꾸로 거슬러 올라가면서 지금 당장 해야 할 일이 무엇인지를 찾아내는 방식입니다. 이런 방법을 통해 필요한 작업을 놓치지 않고 순차적으로 처리할 수 있습니다.
셋째, 일의 범위와 시간을 결정합니다.
작업 과정을 이해했을 경우 한번에 처리할 수 있는 범위와 시간을 결정합니다. 총 작업 시간을 10시간이라고 한다면 일의 양을 5등분으로 나누어 2시간씩 배분하는 등 작업의 범위와 시간을 정하도록 합니다. 여기서 작업 역할이나 일의 연결을 고려하여 조금씩 시간을 달리해서 배분합니다.
예제 – 강의안 작성 준비하는 일
강의는 기획부터 발표까지 복합적인 일을 한 번에 해야 하는 쉽지 않습니다. 따라서 큰 틀에서 일을 나누고 제작 시간을 정해야 합니다. 신규 강좌를 기획하고 슬라이드를 완성하기까지 큰 축으로 일을 3등분 구분합니다. 전체적인 작업 과정을 보니 (1)준비와 (2)기획 과정 (8h), 그리고 (3) 슬라이드 제작 과정(8h)으로 총 16시간의 작업 시간이 소요되고 구분합니다. 초반에는 개인의 업무 방식과 방법에 따라 달라질 수 있으며 자신에게 맞게 배정하면 됩니다. 해당 작업을 통해 전체적인 진행에 있어 문제가 될 만한 부분을 어느 정도 파악할 수 있으며 다음부터는 줄여나가면 됩니다. 익숙해지면 잘하는 방법은 순차적으로 찾으면 됩니다.
결론적으로, 일을 실패하지 않기 위해서는 일을 가능한 한 작은 단위로 나누고, 각 일을 순차적으로 완료하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면, 일이 실패하는 것을 방지하고, 일의 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있습니다. 또한, 이 방법은 작은 성공들을 쌓아올리는 것이기 때문에, 일의 성공적인 완료에 대한 만족감을 느낄 수 있습니다.
