오늘 하루 계획에 10가지 항목을 작성했다면 당신은 정시에 퇴근할 수 없습니다. 그와 함께 하루 종일 처리하지 못한 일로 인한 심적 부담으로 지금 하는 일에도 집중할 수 없습니다.

홍작가의 하루 계획은 최대 5가지를 넘지 않습니다. 할 일 리스트가 많은 경우 다음날에 하거나 제한하기 통해 중요하지 않은 일을 걸러냅니다. 5가지 항목에는 가볍게 처리할 수 있는 일 즉, 20~30분 단위의 일을 여럿 묶어 한번에 처리합니다. 1시간 이상이거나, 2~3시간 시간 집중을 요하는 일을 포함해 하루 5가지로 제한하며 모든 작업 시간이 8시간을 넘지 않도록 합니다.

이러한 효율적인 하루 계획 작성을 위해서는 하지 않아도 되는 일을 선별하고 우선 적으로 해야 하는 일의 순서를 이해하는 것 부터입니다. 이에 대해 알아보겠습니다.

제한하기

일의 효율을 높이기 위해서는 하루에 처리해야 하는 일을 제한하고 최대한 일에 집중 하는 방법을 찾아야 합니다. 할 일 목록을 작성할 때에는 전날 처리하지 못한 일들을 무작정 적어 놓거나 그 날에 끝내지 않아도 될 일을 작성하는 등 중요도가 낮은 일에 시간을 쓰지 않도록 합니다. 또한 작업 시간 배분을 제대로 하여 늦게까지 잔업을 하는 일이 없도록 하며, 정해진 시간 안에 최대한의 효율과 집중력을 발휘할 수 있는 환경을 만들도록 합니다. 즉, 정말 필요한 것에 집중할 수 있도록 적당한 ‘제한선’을 그어야 한다는 의미입니다.

일을 제한할 때에는 먼저 중요도가 낮은 일, 목표를 달성하는데 도움이 되지 않는 일을 제한합니다. 또한 당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일을 줄이고, 메시징(카톡,SNS)이나 일하는 도중에 딴짓을 하지 않도록 합니다. 작업 환경에서는 멀티태스킹을 하는 것보다 싱글태스킹으로 일에 조금 더 집중하는 것도 중요합니다.

어떤 일을 제한해야 할지 판단이 어렵다면 과거의 할 일 목록을 보면 됩니다. 이전에 할 일 목록에 있지만 지금까지도 하지 않은 일들은 중요도가 떨어지는 일입니다. 이러한 일들부터 제한하면 됩니다. 또한 이전에 처리한 할 일 중에 당시는 중요했던 일이지만, 이 일이 현재도 중요 한 일인지 파악합니다. 이를 통해 앞으로 일의 진행 여부를 판단하는 기준이 되기도 합니다.

할 일 목록에 넣어 두고 처리하지 않은 일은 상당수 존재합니다. 이런 일의 특징은 중요하지 않은 일인데 무조건 할 일 목록에 넣어 둔 보험적인 성격이 강한 일이거나 정확히 계획을 세우지 않거나, 장기적 목표인 경우가 많습니다.

우선순위

모든 일을 처리해야 한다는 강박관념을 버리지 못하면 일은 절대 줄어들지 않습니다. 일의 핵심 분석을 통해 덜 중요한 일은 줄이고 중요한 일 위주로 작업을 해야 합니다. 일의 우선순위를 정하는 가장 정확한 방법은 직접 하나씩 얼마나 중요한지 점수를 매겨서 측정하는 방식입니다.

우선순위 찾기 위해 아래 질문에 답을 생각하면서 일의 중요도를 스스로 판단하는 능력을 쌓아보는 것도 중요합니다.

1. 내가 소중히 여기는 가치는 무엇인가?(중요한 것)
2. 내 목표는 무엇인가?
3. 나는 어떤 것을 좋아하는가?
4. 나에게 가장 중요한 것은 무엇인가?(일, 관심 분야)
5. 장기적인 효과가 가장 큰 것은 무엇인가?

랜덤하게 발생하는 일 처리법

만약 우선순위를 정하여 작성한 할 일 목록 이외에 갑자기 새로운 할 일이 발생한다면 일을 분석하여 아래와 같이 4가지로 구분하도록 합니다. 당장 처리해야 하는 할 일 이라면 하루 계획에, 한두 주 안에 처리 한다면 #todo 태그 넣고 마감 일정을 고려합니다. 당장은 아니지만 시간적 여유를 두고 해야 하는 일이라면 @someday 태그에 넣어 작업합니다. 하지 않아도 되는 일이라면 과감히 버리는 작업을 합니다. 이후 부터는 #todo와 @someday 태그에 들어간 일들은 정기적으로 찾아 일정을 잡고 처리 시간을 마련해야 합니다. (여기서 태그 작성은 개인적으로 선택하시면 됩니다)

아래의 3가지 질문을 스스로에게 던져 봅니다.
꼭 해야 하는 할 일, 남에 게 시킬 일, 하지 말아야 하는 할 일을 하나씩 작성합니다.

1. 내가 지금 하고 있는 일 중에서 필요 없는 일은 무엇인가?
2. 나의 일과 중에서 다른 사람이 대신 할 수 있는 일은 무엇인가?
3. 내가 다른 사람의 시간을 빼앗는 것은 무엇인가?

(‘피터 드러커의 자기경영노트’ 책에서 발췌)

마지막으로 할 일 목록 작성에서 중요한 것 중 하나는 하루 시간에서 잉여 시간을 확보하는 것입니다. 하루 종일 휴식 없이 일을 하는 것은 오히려 생산성이 떨어질 수 밖에 없습니다.

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해당 내용은 ‘당근메일 뉴스레터로 제공한 문서‘입니다

실패하지 않게 일하는 법 – 전자책 출시