하루 계획을 세우는 5가지 단계별 프로세스에 대해 어떻게 계획을 작성하고 실행 하는지 단계별로 이야기 드립니다.
1) 할 일 목록
할 일 목록 작성은 간단히 계획만 나열하기 보다는 어떻게 실행하면 좋을지 상세하게 제공 하는 것이 좋습니다. 이때 어떻게 작성하는 것이 좋은가 봤더니 육하원칙 방식입니다.
<육하원칙(六何原則)>으로 작성하게 되면 어떻게 풀어갈 것인지 상세하게 적어 내려 갈 수 있습니다.
누가(who, 何人) 언제(when, 何時) 어디서(where, 何處) 무엇을(what, 何事) 어떻게(how, 如何) 왜(why, 何故)
매일 기록을 하기 때문에 할 일 목록은 먼저 날짜를 입력한 후 내용을 작성합니다. 아래는 6월 19일 나의 할 일 목록입니다. 육하원칙을 통해 작성한 예 입니다.
2) 제한하기
일의 효율을 높이기 위해서는 하루에 처리해야 하는 일을 제한하고 최대한 주어진 일에만 집중하는 방법입니다. 할 일 목록을 작성할 때에는 전날 처리하지 못한 일들을 무작정 작성하거나 그 날에 끝내지 않아도 될 일을 작성하는 등 중요도가 낮은 일에 시간을 쓰지 않는 것이 중요합니다. 또한 일의 시간 배분을 제대로 하지 못해 늦게까지 잔업을 하는 일이 없어야 합니다. 정해진 시간 안에 효율과 집중력을 발휘하도록 만드는 습관이 중요합니다.
이렇게 하기 위해서는 필요한 것에만 집중하도록 적당한 ‘제한선’을 그어야 합니다.
일을 제한하는 방법은 먼저 중요도가 낮은 일, 목표를 달성하는데 도움이 되지 않는 일부터 찾아야 합니다. 또한 당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일을 줄이고 메시징(카톡)이나 일하는 도중에 딴짓(페북)을 하지 않아야 합니다. 작업 환경에서는 멀티태스킹을 하는 것보다 싱글태스킹으로 일에 조금 더 집중할 수 있도록 합니다.
어떤 일을 제한해야 할지 판단이 어려울 수 있습니다. 이때는 과거 작성한 할 일 목록을 보면 됩니다. 여기서 할 일 목록에 있지만 진행 하지 않은 일들은 중요도가 떨어지는 일입니다. 이러한 일들부터 제한하면 됩니다. 또한 이전에 처리한 할 일 중에 당시는 중요했지만, 지금도 중요 한 일인지 파악하는 방법입니다. 이를 통해 앞으로 일의 진행 여부를 판단하는 기준을 마련하도록 합니다.
할 일 목록에 넣어 두고 처리하지 않은 일은 상당수 존재합니다. 이런 일의 특징은 중요하지 않은 일인데 무조건 할 일 목록에 넣어 둔 보험적인 성격이 강한 일이거나 정확히 계획을 세우지 않거나, 장기적 목표인 경우가 많습니다. 이런 것을 찾아서 줄여나가는 방법입니다.
3) 우선순위
모든 일을 처리해야 한다는 강박관념을 버리지 못하면 일은 절대 줄어들지 않습니다. 일의 핵심 분석을 통해 덜 중요한 일은 줄이고 중요한 일 위주로 작업을 해야 합니다. 일의 우선순위를 정하는 가장 정확한 방법은 직접 하나씩 얼마나 중요한지 점수를 매겨서 측정하는 것입니다. 처음 부터 점수를 매기는 작업은 쉽지 않습니다. 우선 일의 순서를 매기는 작업을 반복하면서 익히는 것이 중요합니다. 아래 사항을 참고하세요.
우선순위를 가리기 위해 먼저 질문에 답을 작성하면서 일의 중요도를 판단 할 수 있습니다.
내가 소중히 여기는 가치는 무엇인가?(중요한 것)
내 목표는 무엇인가?
나는 어떤 것을 좋아하는가?
나에게 가장 중요한 것은 무엇인가? (일, 관심 분야)
장기적인 효과가 가장 큰 것은 무엇인가?
만약 우선순위를 정하여 작성한 할 일 목록 이외에 갑자기 새로운 할 일이 발생한다면 일을 분석하여 아래와 같이 4가지로 구분하도록 합니다.
당장 처리해야 하는 할 일 이라면 하루 계획에, 한 두 주안에 처리하려면 #todo 태그 넣고 마감 일정을 고려합니다. 시간적 여유를 두고 해야 하는 일이라면 @someday 태그에 넣어 작업합니다. 하지 않아도 되는 일이라면 과감히 버리는 작업을 합니다. @someday 태그에 들어간 일들은 정기적으로 일정을 잡고 처리 시간을 마련해야 합니다. 참고로 태그 작업은 디지털 도구 또는 따로 구분을 위해 사용합니다.
마지막으로 아래의 3가지 질문을 스스로에게 던져 봅니다.
꼭 해야 하는 할 일, 남에게 시킬 일, 하지 말아야 하는 할 일을 하나씩 작성합니다.
내가 지금 하고 있는 일 중에서 필요 없는 일은 무엇인가?
나의 일과 중에서 다른 사람이 대신 할 수 있는 일은 무엇인가?
내가 다른 사람의 시간을 빼앗는 것은 무엇인가?
위 내용은 ‘피터 드러커의 자기경영노트’ 책에서 발췌 했으며 가볍게 노트에 작성하고 시작하면 좋습니다. 할 일 목록 작성에서 중요한 것 중 하나는 하루 시간에서 잉여 시간을 확보하는 것입니다. 하루 종일 휴식 없이 일을 하는 것은 오히려 생산성이 떨어집니다.
4) 작업 시간
할 일 목록을 작성하고 일을 제한하고, 우선순위를 정해서 일을 시작했다면, 다음으론 작업 시간을 파악해 시간 배분을 해야 합니다. 체계적으로 계획을 세웠다고 해도 각각의 작업 시간이 정해지지 않으면 제시간에 끝내지 못해 잔업을 하거나 업무가 다음 날로 미뤄질 수 있습니다.
예를 들어, 오늘 처리해야 하는 할 일이 4개이고 1개의 미팅이 있다고 가정합니다. 할 일 목록을 작성할 때 정확한 업무 시간을 체크하지 않으면 몇 시 정도에 끝나는지 파악할 수 없어 미팅 시간을 몇 시로 잡아야 할지 정하기 어렵습니다. 이럴 때에 는 할 일의 목표 시간(처리 가능한 시간)을 정해 시간을 분석하는 것이 중요합니다. 작업 시간을 상세하게 짤 때에는 할 일 목록을 캘린더에 채우면서 시간을 배분하는 연습도 초반에 하는 것이 좋습니다. 예를 들어 아침 9시부터 저녁 6시까지 시간을 정해 시간대별로 할 일 계획을 채워 봅니다. 캘린더 앱의 사용은 단지 시간을 파악하기 위한 것일 뿐, 따로 할 일을 관리 할 필요는 없습니다.
이때 작업 시간을 정확하게 예측하기 위해서는 이전에 제공한 일을 아주 작게 쪼개는 내용을 참고하길 바랍니다. 최대 2시간 정도로 작업을 쪼개서 하루 일정을 7~8시간 정도로 잡아 보는 습관을 가지면 좋습니다. 만약에 여기서 오버워크가 생길 수 있기에 오늘 안에 꼭 처리 해야 하는 일인지 우선순위를 판단하도록 합니다.
예측한 시간을 할 일과 비교해 가며 정확한 시간을 파악하도록 하며, 하루 일과 시간이 지났는데도 할 일 목록을 다 처리하지 못했다면 작업 시간이 문제가 생긴것이기에 다음에는 이를 참고하고 계획을 세우면 됩니다.
5) 작업 완료
계획을 세우고 어떻게 처리했는지 파악하지 않으면 일하는 방법은 개선되지 않습니다. 작업 완료는 단순히 일을 마치는 것이 아니라 작업 과정을 파악해서 미래의 또다른 계획을 수립 하는 방법을 찾는 것입니다. 일하는 법을 이해하며 개선 전략을 세울 수 있도록 합니다. 일의 처리 방법, 문제점 등을 상세하게 작성하여 동일한 일이 발생할 때 참고하면 됩니다.
계획은 철저하게 관리할 수록 좋은 결과로 되돌아옵니다.
팀 페리스는 자신의 책 ‘나는 4시간만 일한다’에서 누구나 4시간의 핵심을 이해하면 보다 가치 있는 일에 집중할 수 있다고 말합니다.
첫째, 중요한 일에 집중합니다.
일반적으로 ‘80대 20 법칙’이라는 파레토 법칙에 대해 언급합니다. 투입물(시간, 종업원, 고객)의 20%가 산출물(결과, 판매, 생산성)의 80%를 만들게 됩니다. 결국 우리는 20%에 대해 집중하는 것이 나머지 80%에 집중하는 것보다 낫습니다. 다시 말해, 일의 핵심을 찾아 집중해야 한다는 것입니다.
둘째, 마감 효과입니다.
마감 시간이 임박해질수록 엄청난 집중력이 발휘되고 꼭 필요 한 일에만 집중하게 됩니다. 무엇이 중요한지 안다고 하더라도 당신을 집중하게 만드는 마감 시간이 없다면, 당신에게 주어진 자질구레한 업무는 계속해서 증가하게 됩니다.
