일의 효율을 높이기 위해서는 하루에 처리해야 할 일을 제한하고 최대한 일에 집중하는 방법을 찾아야 합니다. 다시 말해 중요하지 않은 일에 한눈을 팔지 않는 방법을 찾다는 의미입니다. 처리할 수 있는 시간보다 더 긴 시간을 사용하거나, 중요도 낮은 일에 시간을 쓰지 않는다면 일을 빨리 마무리 할 수 있고 여유 시간을 가질 수 있습니다. 즉, 정말 필요한 것에 집중할 수 있도록 적당한 ‘제한선’을 그어야 합니다.
일을 제한할 때에는 먼저 중요도가 낮은 일, 목표를 달성하는데 도움이 되지 않는 일을 제한합니다. 또한 당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일을 줄이고 메시징이나 일하는 도중에 딴짓을 하지 않도록 합니다. 작업 환경에서는 멀티태스킹을 하는 것보다 싱글태스킹으로 일에 조금 더 집중할 수 있도록 합니다.
홍작가의 할 일 목록(do to list) 도구로는 워크플로위(Workflowy)에 5년째 작성중입니다. 도구 사용하고 나서 부터는 할 일 목록 관리가 쉽고, 진행 여부 확인이 쉽기에 꾸준히 사용중입니다.
우선, 어떤 일을 제한해야 할지 판단이 어렵다면 과거의 할 일 목록을 살펴 보면 됩니다. 할 일 목록에 있지만 하지 않은 일들은 중요도가 떨어지는 것입니다. 이러한 일들부터 제한하면 됩니다. 또한 이전에 처리한 일 중에 당시는 중요했던 일이지만, 이 일이 현재도 중요 한 일인지 파악합니다. 이를 통해 앞으로 일의 진행 여부를 판단하는 기준을 마련하면 됩니다.
하루 할 일 목록중에 제외 할 것을 먼저 구분 후 우선순위 결정함
지나고 보면 할 일 목록에 넣어 두고 처리하지 않은 일은 상당수 존재합니다. 이런 일의 특징은 중 요하지 않은 일인데 무조건 할 일 목록에 넣어 둔 보험적인 성격이 강한 일이거나 정확히 계획을 세우지 않거나, 장기적 목표인 경우가 많습니다. 이러한 목록을 모아보면 어떤 일들이 하지 말아야 할 일인지 구분은 어렵지 않습니다.
하지 말아야 할 일 작성은 어떤 것이 도움될까요?
첫째, 해야 할 일이 무엇인지 명확하게 알려줍니다.
하지 말아야 할 일 목록 작성하게 되면 거꾸로 어떤 것을 해야 하는지 기준이 됩니다.
둘째, 중요한 일에 집중하도록 도와줍니다
중요하지 않은 일을 하는 동안 정작 중요한 일을 하지 못하게 됩니다.
셋째, 목표 달성에 방해되는 일을 제거해줍니다
당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일을 정리하게 도와줍니다.
오늘부터는 하루 해야 할 일중에 더 해야지가 아니라, 무엇을 줄여서 어디에 더 써야지 고민을 해봅니다.
일상에서 더하기가 아니라 빼기를 실천해 봅니다. 그렇다면, 오늘의 퇴근 시간을 지켜줄 겁니다.
해당 내용은 ‘당근메일 뉴스레터로 제공한 문서‘입니다
