강의 준비에서 자주 끊기는 지점은 자료를 만드는 순간이 아닙니다. 강의 의뢰 메일을 받은 뒤 일정은 캘린더에 넣고, 요청 내용은 따로 정리하고, 준비할 자료는 또 다른 폴더에서 찾게 됩니다. 이 글은 메일을 받은 뒤 강의 노트를 만들고, 오늘 준비해야 할 일이 생기면 그 노트를 오늘의 노트 할 일에 연결해 작업을 이어가는 방식을 정리합니다.
강의 의뢰는 대개 이메일 한 통으로 시작합니다. 날짜와 시간, 강의 대상, 요청 내용, 준비해야 할 자료가 메일 안에 들어 있습니다. 문제는 메일을 읽은 뒤부터입니다. 일정은 캘린더에 넣어야 하고, 강의 폴더와 강의 노트를 만들어야 하며, 나중에 다시 작업할 수 있도록 요청 내용을 남겨야 합니다.
저는 먼저 이메일 내용을 바탕으로 강의 노트를 만듭니다. 그리고 오늘 해당 강의를 준비해야 한다면, 오늘의 노트 할 일에 그 강의 노트를 연결합니다. 오늘의 노트가 그날 해야 할 일을 보여주는 출발점이라면, 강의 노트는 준비 과정과 판단을 쌓아가는 기준점입니다.
① 이메일을 읽고 강의 일정과 노트를 만든다
강의 의뢰 메일이 들어오면 헤르메스 에이전트에게 메일을 읽게 합니다. 날짜와 시간, 강의 대상, 요청 내용을 확인한 뒤 캘린더에 일정을 등록하고, 일정에 맞는 외부 강의 폴더와 강의 노트를 만듭니다.
이때 요청은 길 필요가 없습니다.
이 메일에서 강의 날짜와 시간을 확인해 캘린더에 넣어줘.
외부 강의 일정 폴더에 강의 노트도 만들어줘.강의 노트에는 메일에서 확인한 강의명, 일정, 대상, 요청 내용, 담당자, 준비해야 할 자료를 정리합니다.
메일은 요청이 들어온 기록입니다. 강의 노트는 그 요청을 실제 준비 작업으로 이어가는 자리입니다.
② 강의 노트에 의뢰 내용을 남기고 준비 작업을 이어간다
강의 준비를 하다 보면 처음 받은 메일만으로는 부족한 정보가 생깁니다. 강의 기획안을 보완하고, 리서치 자료를 붙이고, 슬라이드와 워크북을 만들면서 판단과 자료가 계속 추가됩니다.
그래서 강의 노트는 메일 내용을 옮겨 적는 곳으로 끝나지 않습니다. 강의 준비 과정에서 확인한 내용, 결정한 방향, 아직 처리하지 않은 일을 함께 남깁니다. 이후 기획·리서치·슬라이드·워크북 작업은 모두 이 노트를 기준으로 이어집니다.
강의 노트가 만들어진 뒤에는 헤르메스 데스크탑, 코워크(Cowork), 슬랙 등 어느 곳에서든 해당 노트를 불러 작업할 수 있습니다. 메일함에서 과거 대화를 다시 찾는 대신 강의 노트를 열고, 지금까지의 준비 과정과 다음 작업을 확인합니다.
강의 노트가 있어야 작업 장소가 바뀌어도 같은 강의 준비를 이어갈 수 있습니다.
③ 강의 일정이 다가오면 오늘의 노트에서 준비한다
강의 노트를 만들었다고 해서 준비가 자동으로 시작되지는 않습니다. 일정이 가까워지면 오늘 무엇을 해야 하는지를 다시 정해야 합니다.
이때 오늘의 노트에 강의 준비 할 일을 넣습니다. “○○기관 강의 기획안 보완”, “○○ 강의 워크북 초안 확인”처럼 그날 처리할 일을 적고 강의 노트와 연결합니다.
오늘의 노트는 일정 목록이 아닙니다. 오늘 해야 할 일과, 그 일을 어디에서 이어갈지를 함께 알려주는 작업의 출발점입니다.
강의 준비를 하려고 폴더를 찾는 대신 오늘의 노트에서 해당 작업을 확인합니다. 오늘의 노트에 연결된 강의 노트를 열면, 의뢰 내용과 이전 작업, 준비해야 할 자료를 한곳에서 확인할 수 있습니다.
④ 모바일 슬랙에서 강의 노트를 불러 작업을 이어간다
모바일에서는 긴 지시를 쓰기 어렵습니다. 이동 중에는 강의 제목을 말하고, 지금 할 일을 한 줄 덧붙이는 정도가 현실적입니다.
예를 들어 슬랙에서 이렇게 요청합니다.
○○기관 강의 준비를 이어가자.
오늘의 노트에 할 일을 넣고, 기획안 보완부터 시작해줘.헤르메스 에이전트는 해당 강의 노트를 찾아 일정과 이전 작업을 확인합니다. 필요한 경우 오늘의 노트에 할 일을 넣고, 기획안 보완이나 자료 확인을 이어갑니다.
모바일 슬랙은 단순한 대화창이 아닙니다. 이미 정리해 둔 강의 노트를 불러와 작업을 다시 시작하는 입구가 됩니다.
일을 기억하려고 애쓰기보다 다시 시작할 자리에 남기기
이메일은 요청 기록으로 남습니다. 캘린더는 강의 날짜를 알려줍니다. 강의 노트에는 준비 과정과 판단이 쌓입니다. 오늘의 노트는 오늘 처리할 강의 업무를 보여줍니다.
각 도구의 역할은 다르지만, 모두 같은 강의 작업을 가리켜야 합니다. 그래야 이메일 한 통에서 시작한 일이 일정이 다가왔을 때 오늘의 준비로 이어지고, 모바일 슬랙에서도 다시 불러올 수 있습니다.
이제는 강의 준비를 기억에만 의존하지 않습니다. 오늘의 노트와 강의 노트에 다시 시작할 자리를 남겨 둡니다.
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