해당 내용은 작은 기업의 대표의 스마트워킹에 관련 고민 상담 내용입니다.
** 작은 기업의 사장의 고민입니다.
한두명이 일할 때는 발생하지 않던 것이 직원이 늘면서 업무적으로 문제 발생이 늘고 있습니다.
아직까지는 큰 문제는 아니라고 생각되지만, 회사 성장도 고려해야 한다면 앞으론 어떻게 해야 할지 고민입니다.
Q. 작은 기업도 스마트워킹을 해야 할까요? 한다면 무엇을 어떻게 준비해야 할까요?
** 스마트워킹 전문가의 답변입니다.
작은 기업의 스마트워킹은 어떤 도구를 선택하느냐?의 관점보다는 개인과 회사의 영역으로 구분해서 살펴봐야 합니다.
첫째, 개인 영역입니다.
개인의 스마트워킹 역할은 주로 자신의 업무 관리와 개인의 생산성 향상에 초점을 맞춥니다.
- 자신의 업무 분석: 먼저, 자신의 업무를 깊게 이해하고 분석하는 것이 중요합니다. 이를 위해 일정 기간 동안의 업무 목록을 작성하고, 이를 우선 순위에 따라 정렬해 보는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이 과정에서 어떤 일이 가장 중요하고 시급한지, 어떤 일이 시간을 가장 많이 차지하는지 등을 파악하게 됩니다.
- 업무 효율화: 위의 분석 결과를 바탕으로, 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 이는 일의 우선순위 결정, 필요한 작업 시간 추정 등을 통해 이루어집니다.
- 스마트워킹 도구 활용: 이러한 업무 관리와 효율화를 지원하기 위한 다양한 스마트워킹 도구가 있습니다. 이들 도구를 활용하면 개인의 업무 처리 능력을 극대화하고, 업무 처리에 소요되는 시간을 단축할 수 있습니다. 이러한 도구는 개인의 업무 스타일과 요구에 따라 선택할 수 있습니다.
이때 스마트워킹 도구 선택은 개인적 역량을 좀 더 확대할 수 있게 도와줍니다.
- 생각정리도구 – 워크플로위, 마인드맵, 메모장
- 자료수집도구 – 에버노트, 원노트
- 문서관리도구 – 구글드라이브, 원드라이브, 드롭박스
- 기타 – 스마트폰과 태블릿 연결 도구
둘째, 회사 영역입니다.
회사의 스마트워킹 역할은 주로 업무 공유 및 협업을 통한 업무 효율성 제고에 초점을 맞춥니다.
- 업무 현황 공유: 회사는 직원들간의 업무 현황을 공유하는 것이 중요합니다. 직원들이 자신의 업무를 효과적으로 관리하고, 상호 간에 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 업무 현황을 공유하면, 이를 통해 각자가 수행하는 업무가 어떻게 서로 연관되어 있는지를 파악하게 됩니다.
- 자료 관리: 업무 처리와 관련된 다양한 자료를 체계적으로 관리하는 것 또한 중요합니다. 이는 팀원들 간의 업무 협업을 원활하게 하고, 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무를 수행할 수 있도록 돕습니다.
- 스마트워킹 도구 활용: 이러한 업무 공유와 자료 관리를 지원하기 위해 다양한 스마트워킹 도구를 활용할 수 있습니다. 이들 도구는 업무 효율성을 높이고, 팀원들 간의 협업을 촉진하는데 큰 도움을 줍니다.
하지만, 스마트워킹 도구의 도입과 활용은 신중하게 이루어져야 합니다. 도구의 선택과 사용은 직원들의 업무 스타일과 회사의 업무 문화에 맞게 조정되어야 하며, 도입 초기에는 간단하게 시작하는 것이 가장 좋습니다.
- 자료관리 위주 사용 – 구글드라이브, 원드라이브, 드롭박스
- 전체 업무 현황 공유 – 상황판(엑셀,구글시트), 프로젝트 도구(flow)
이후 개인과 회사의 역할에 대해 좀 더 자세하게 기술 하도록 하겠습니다.
