매일 우리의 앞에 펼쳐지는 일(업무)들은 그 크기와 특성이 무척이나 다양합니다. 큰 사업을 새로 시작하는 것부터 간단한 이메일 확인에 이르기까지 각각이 요구하는 노력과 시간은 천차만별입니다. 그런데 이런 일상의 업무를 어떻게 하면 효과적으로 처리할 수 있을까요? 여기에는 몇 가지 고려해 볼만한 접근 방식이 있습니다.
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일을 풀어가는 나만의 방법을 소개합니다.
첫째, 일의 크기를 파악하는 것이 중요합니다
먼저, ‘일의 크기’를 파악하는 것입니다. 그런데 이때 ‘크기’라는 것이 정확히 무엇인지를 이해하는 것이 중요합니다. 사람마다, 심지어 같은 일을 하는 사람들 사이에서도 ‘일의 크기’에 대한 판단은 천차만별일 수 있습니다. 누군가에게는 1시간만에 끝낼 수 있는 간단한 작업이 다른 사람에게는 여러 시간이 소요될 수 있습니다. 따라서 우리는 일의 크기를 개인적인 시각으로 정의하고, 그에 따라서 해결 전략을 설정해야 합니다.
일의 크기를 결정하는 데에는 여러 가지 요소가 있습니다. 소요 시간, 참여하는 인원, 필요한 자원 및 비용 등이 여기에 해당합니다. 그리고 이것들을 고려할 때 일의 중요도와 가치도 함께 따져봐야 합니다. 이를 위해 우리는 기본적인 기획을 통해 일의 크기를 평가하고 결정해야 합니다. 어떻게 하면 기획을 잘할 수 있을까요?
- 기획을 잘 하는 법, 초보자도 쉽게 따라하는 3단계 (https://youtu.be/UM3SR7lv3-8)
- 하지 말아야 할 일 목록 작성 후 얻는 3가지 (https://youtu.be/wh0PV6ISf-8)
둘째, 일을 세분화해야 합니다
일을 세분화한다는 것은 일을 여러 개의 작은 부분으로 나누는 것을 의미합니다. 실제로는 복잡한 작업도 단계별로 쪼개면 각각은 훨씬 관리하기 쉬워집니다. 이렇게 일을 세분화하면 우리는 어떤 부분부터 시작해야 할지, 어떤 부분을 누가 맡을지를 명확하게 할 수 있습니다. 더욱이 예상되는 작업 시간도 더 정확히 파악할 수 있습니다.
- 일 잘하는 법, 실패하지 않게 일하는 법 (https://youtu.be/9qICHZ2Lwp4)
셋째, 순차적으로 실행해야 합니다
일를 세분화한 후에는 즉시 실행 가능한 일부 작업을 찾아서 to-do 리스트에 넣고 진행합니다. 이러한 프로세스는 일이 주어진 후에 일를 처리해 나가는 방법이며, 개인의 경험을 통해 작업을 진행하게 될 것입니다.
- 일 잘하는 법, 하루 일하는 시간 체크하기 (https://youtu.be/n-AswHW0aBM)
그러나 이 모든 과정을 거치는 동안 주의해야 할 점이 있습니다. 그 첫 번째는 완벽주의를 추구하지 않는 것입니다. 모든 일을 완벽하게 해야 한다는 강박관념은 오히려 업무의 효율성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 두 번째로, 가장 먼저 시작할 수 있는 작업부터 찾아야 합니다. 이는 일을 순차적으로 처리하는데 중요한 점입니다. 마지막으로, 한 번에 너무 많은 일을 처리하려고 하지 않는 것입니다. 여러 일을 동시에 처리하려는 것은 자신의 집중력과 효율성을 떨어뜨릴 수 있습니다.
일의 크기를 이해하고, 이를 세분화하여 실행하는 과정을 통해 우리는 실패하지 않는 업무 처리 방법을 배울 수 있습니다. 이렇게 하면 업무는 더 이상 거대하고 복잡한 것이 아닌, 우리가 손쉽게 다룰 수 있는 작은 조각들로 변하게 됩니다. 그래서 업무의 생산성을 극대화할 수 있게 되는 것입니다. 이러한 접근 방식을 적용하면, 업무는 더 이상 부담스러운 산처럼 느껴지지 않을 것입니다. 대신, 우리는 각각의 작은 과제를 체계적으로 해결하며, 전체 업무를 완성해 나가는 데에 희열을 느낄 수 있을 것입니다.
