하루 계획을 작성하는 공간은 플래너, 디지털 도구 등 다양합니다. 홍작가는 5년 넘게 워크플로위를 사용하고 있습니다. 특히 하루계획 작성에서 함께 하는 것중에 큰 도움이 되는 것은 아이디어와 일기 작성입니다. 하루 계획과 아이디어가 함께 공존할 경우 서로의 시너지 효과를 얻을 수 있고 생각지도 못한 아이디어를 떠올릴 수 있습니다. 일기는 삶의 의미를 찾을 수 있는 좋은 방법이기에 같이 기록하고 있습니다. 일상에 지쳐 무기력 해질 때, 일기를 보면서 계획을 실천하겠다는 마음을 다잡을 수 있기도 합니다.
오늘 하루 계획에 10가지 항목을 작성했다면 당신은 정시에 퇴근할 수 없습니다. 그와 함께 하루 종일 처리하지 못한 일로 인한 심적 부담으로 지금 하는 일에도 집중할 수 없습니다
하루 계획을 작성할 때에는 5가지 단계별 프로세스를 사용하여 일을 효율적으로 처리할 수 있도록 방법을 세우게 됩니다. 어떻게 하루 계획을 작성하고 실행하는지 2회에 걸쳐 뉴스레터를 통해 소개드리려고 합니다.
1) 하루 계획을 처음 작성할 때에는 먼저 날짜를 기입합니다.
할 일 목록은 그날 해야 할 정해진 일도 있지만 랜덤으로 들어오는 일도 있습니다. 먼저 오늘 해야 하는 할 일 목록을 모두 적고 난 후(랜덤으로 들어오는 일은 중간중간에 계속 적도록 한다) 우선순위를 부여합니다. 예를 들어 5개의 할 일 목록을 작성했다고 가정 했을 때 급하게 처리해야 할 일은 1번, 급하지 않고 단지 오늘 안에만 처리하면 되는 일은 5번으로 작성하여 일의 중요도를 판단합니다. 이렇게 우선순위를 적어 놓으면 작업 순서를 따로 고민하지 않기에 바로 진행할 수 있습니다.
2) 하루 계획을 꾸준히 작성하면 달라지는 것은 시간 관리입니다.
이전에는 할 일 목록에 있는 일들을 모두 처리하지 못해 야근을 하거나 다음날로 넘겨서 작업하는 경우가 많았습니다. 이러한 일이 발생하는 이유는 일하는 시간을 정확히 측정하지 않고 오로지 할 일만을 작성해 놓았기 때문입니다. 무조건 할 일 목록을 많이 만들어 놓기 보다는 하루에 처리할 수 있는 목록만 작성하는 것이 중요합니다. 개수는 일의 범위에 따라 다르겠지만 너무 많으면 무리가 있기에 최대 5개 정도가 적절합니다. 한 개당 일하는 시간을 한 시간 내지 두 시간 정도로 잡고 30분 이내에 처리되는 일들은 몰아서 한 번에 처리하게 묶으면 됩니다.
계획을 세우기 위해서는 일하는 시간(작업 시간)을 정확하게 알아야 합니다. ‘대략 이 시간까지 끝내야겠다’ 혹은 ‘끝낼 수 있겠다’라는 것으로는 시간을 제대로 파악할 수 없습니다. ‘대략’ 은 딱 정해진게 아니기 때문에 일을 제시간에 못 끝낼 가능성이 높습니다.
할 일 목록에는 바로 할 수 있는 것과 그렇지 못한 것이 있습니다. 바로 할 수 있는 일은 한두 시간 안에 처리할 수 있는 것을 말합니다. 이와 반대로 단시간에 처리할 수 없는 것은 다음 일정(며칠을 거쳐)으로 넘기도록 해야 합니다. 이때 오늘은 아니지만 빠르게 처리해야 하는 할 일은 #todo 태그를, 언젠가는 해야 하는 할 일들은 @someday 태그를 넣어 됩니다. 즉 오늘, 이번 주, 지난주에 하지 않은 일들은 @someday 태그를 넣어 빨리 처리해야 하는 할 일부터 처리하거나 하지 않아도 될 일은 버리는 작업을 정기적으로 합니다.
하루 계획을 꾸준하게 작성하면 과거의 할 일 목록을 파악해서 일의 핵심을 분석할 수 합니다. 해야 하는 할 일 목록(중요한 일)과 하지 말아야 하는 할 일(중요하지 않은 일) 목록을 통해 일의 중요도를 파악할 수 있습니다. 이러한 과정을 통해 현재의 계획을 어떻게 세워야 하는지 정확히 알 수 있게 됩니다.
하루 계획을 꾸준히 세우면 다음과 같은 장점 3가지를 얻을 수 있습니다
첫째, 하루 할 일과 시간을 통제 가능합니다.
누구나 일을 할 때에는 계획을 세우고 시작하지만 ‘제대로’ 세우는 사람은 적습니다. 하루 계획을 잘 세우면 할 일 목록을 통해 중요한 일과 중요하지 않은 일들을 제한하고 우선순위를 정하여 하루의 시간을 알차게 사용할 수 있습니다.
둘째. 시간 도둑에게 시간과 집중력을 빼앗기지 않습니다.
일에도 내비게이션이 있다면 원하는 목표까지 정확히 갈 수 있을 것입니다. 일에 있어 이러한 내비게이션 역할을 하는 것이 바로 하루 계획입니다. 하루 계획은 다른 길로 빠지지 않고 정확히 목표를 향해 달려갈 수 있도록 합니다.
셋째, 당신의 퇴근 시간을 지켜 줍니다.
퇴근 시간 혹은 자신이 정해 놓은 시간에 맞게 하루 계획을 세우지 않으면 업무 마감 시간을 지킬 수 없습니다. 하루 계획은 모든 일에 작업 시간과 마감 시간을 정해 오버되는 시간 없이 일을 마무리할 수 있도록 합니다.
다음 뉴스레터를 통해 [하루 계획을 세우는 5가지 단계별 방법]에 대해 더 자세하게 설명드리겠습니다.
해당 내용은 ‘당근메일 뉴스레터로 제공한 문서‘입니다
